En tant que docbox Manager, vous pouvez procéder à des adaptations administratives des différents collaborateurs et également de l'organisation.
Gestion des données des collaborateurs
Les données des collaborateurs peuvent être modifiées par les collaborateurs eux-mêmes, mais si cela s'avère nécessaire, l'administrateur peut également effectuer des modifications.
Les nouveaux collaborateurs peuvent être saisis directement dans l'application avec toutes les données pertinentes - procédure :
- Cliquez sur Secrétariat - Collaborateurs - Gérer.
- Cliquez sur "Nouveau".
- Saisissez les données dans les champs correspondants (les champs marqués d'un " !" doivent être remplis).
- Cliquez sur "Enregistrer".
Vous pouvez déposer une photo pour chaque collaborateur dans docbox. Celle-ci est présentée aux médecins, par exemple dans le répertoire des visiteurs médicaux ou lors du traitement des demandes de rendez-vous. La photo doit être au format .jpg ou .gif et avoir un format d'environ 75x100 pixels. Les photos plus grandes sont automatiquement réduites par docbox, mais cela peut entraîner une perte de qualité - procédure :
- Cliquez sur Secrétariat - Collaborateurs - Rechercher
- Cliquez sur "Sélectionner" (ce bouton peut s'appeler différemment selon le navigateur utilisé et la langue).
- Cherchez la photo sur votre ordinateur et sélectionnez-la.
- Cliquez sur "Enregistrer".
- La photo apparaît maintenant sur cette page
Pour que l'utilisateur nouvellement saisi puisse utiliser docbox, un login doit être créé pour lui et des droits d'accès doivent lui être attribués - procédure :
- Allez dans Secrétariat - Collaborateurs - Rechercher
- Cherchez l'utilisateur correspondant et sélectionnez-le (surligné en jaune).
- Allez dans Secrétariat- - Collaborateurs - Gérer
- Cliquer sur "Créer un login".
- Sélectionnez le rôle
- Sélectionnez la date standard
- Cliquez sur "Créer un login".
Un collaborateur existant peut être édité à tout moment.
- Allez dans Secrétariat - Collaborateurs - Rechercher
- Cherchez le collaborateur correspondant et sélectionnez-le (surligné en jaune).
- Aller vers Secrétariat - Collaborateurs - Gérer
- Effectuez les saisies et les modifications
- Cliquez sur "Enregistrer".
Pour chaque collaborateur, il est possible de définir différents paramètres de notification automatique dans différents cas. Le collaborateur doit modifier ces paramètres dans son login personnel. Les réglages suivants peuvent être effectués :
- Fréquence des e-mails pour les médecins inscrits qui ont de nouveaux rendez-vous réservables.
- Fréquence des e-mails avec bulletin de demande de rendez-vous (aperçu des rendez-vous)
- E-mail supplémentaire pour la planification des visiteurs médicaux, tous les e-mails de la planification des visiteurs médicaux sont également envoyés à cette adresse.
- Activation de l'e-mail de rappel sur les rendez-vous de la semaine à venir
- Activation de la notification par SMS en cas d'annulation de dernière minute
Si un collaborateur a oublié son mot de passe, un nouveau peut lui être attribué. Il doit le changer immédiatement lors de sa prochaine connexion au système. Le mot de passe est sensible à la casse et doit comporter 8 chiffres.
- Allez dans Secrétariat - Login - Rechercher.
- Cherchez le collaborateur correspondant et sélectionnez-le (surligné en jaune).
- Cliquez sur "Modifier le mot de passe".
- Saisir un mot de passe quelconque dans le champ "Nouveau mot de passe" et le répéter dans "Confirmer le mot de passe".
- Cliquez sur "Enregistrer".
- En cliquant sur l'icône, la lettre de mot de passe pour le nouveau collaborateur est générée sous forme de document PDF.
Un collaborateur peut être entièrement supprimé de la planification des visites médicales docbox, mais seulement s'il n'a pas de rendez-vous ni de demandes de rendez-vous dans le système. S'il y a des rendez-vous et des demandes de rendez-vous, mais que l'accès du collaborateur doit être rendu impossible, il doit être ordonnancé au lieu d'être supprimé - voir point suivant - Le collaborateur ne peut alors plus se connecter et n'apparaît plus comme actif dans le répertoire des visiteurs médicaux, mais est listé dans les inactifs.
- Aller dans Secrétariat - Collaborateurs - Rechercher
- Cherchez le collaborateur à supprimer et sélectionnez-le.
- Allez dans "Gérer".
- Cliquez sur "supprimer".
Important : les collaborateurs supprimés ne peuvent pas être restaurés, ils doivent être recréés.
Terminer un collaborateur
Un collaborateur n'est pas supprimé dans le système, mais seulement programmé, c'est-à-dire qu'il n'a plus accès au système et ne peut plus réserver de rendez-vous. Ses données et ses rendez-vous restent cependant dans le système, de sorte qu'il peut être réactivé en cas de besoin. Cette programmation peut être effectuée à une date précise, par exemple le dernier jour de travail du collaborateur.
- Aller sur Secrétariat - Collaborateurs - Rechercher
- Cherchez le collaborateur concerné
- Sélectionnez le collaborateur en cliquant sur son nom (il est surligné en jaune).
- Cliquez dans le menu en haut de la page sur "Gérer".
- Dans les données du personnel, dans le champ "Fin", la date d'échéance est visible, si le champ est vide (cas normal), le collaborateur est considéré comme actif.
- Il est maintenant possible de saisir une date d'échéance ; cela peut aussi être fait à l'avance, si l'on sait par exemple qu'un collaborateur va quitter l'entreprise à la fin du mois.
- En cliquant sur "Enregistrer", le processus est terminé.
Sur l'écran Collaborateurs - Rechercher, vous pouvez choisir sous "Statut" si les collaborateurs programmés sont affichés ou non :
- Seulement actifs : tous les collaborateurs qui ont accès à docbox au moment de la consultation sont affichés.
- Seulement inactifs : tous les collaborateurs qui n'ont plus accès à docbox sont affichés.
- Tous : tous les collaborateurs sont affichés.
Il reste accessible via "Gérer les collaborateurs" et peut être réactivé si nécessaire, ou son nom peut être changé pour un nouveau collaborateur, après quoi la date d'ordonnancement est supprimée. Dans ce cas, tous les rendez-vous apparaissent vis-à-vis des médecins avec le nom du nouveau collaborateur et tous les rendez-vous déjà pris restent valables.
Saisir les absences
Tous les collaborateurs saisis dans docbox doivent saisir eux-mêmes leurs absences (vacances, service militaire ou autres). Pendant ces dates, il n'est pas possible de réserver des rendez-vous de visite ou de faire des demandes de rendez-vous. Les rendez-vous de visite existants pendant l'absence doivent être supprimés avant de pouvoir saisir des absences.
Gestion des données de l'entreprise
Les données spécifiques à l'entreprise telles que les produits, l'attribution aux indications, les régions de compétence des visiteurs médicaux, etc. peuvent être modifiées par importation de fichiers ou manuellement.
Gestion des données de l'entreprise par saisie manuelle
Sous Secrétariat - Collaborateurs et Secrétariat - Produits, il est également possible de modifier manuellement toutes les informations sur la société importées et les affectations entre collaborateurs, produits, indications, etc. Pour ce faire, sélectionnez le produit ou le collaborateur souhaité en cliquant sur "Rechercher". Pour modifier les données, cliquez sur "Modifier", puis sur "Enregistrer" après les modifications.
Les données d'entreprise modifiées peuvent être importées par File Upload. Les formats de fichiers indiqués doivent être respectés. Les règles suivantes s'appliquent en ce qui concerne l'écrasement des données existantes : Produits : Si un produit est chargé avec un code produit déjà existant dans le système, la désignation présente dans le fichier de téléchargement est reprise. Si un produit n'existe pas encore, il est créé.
- Collaborateurs vers produits : L'ensemble des produits d'un collaborateur doit toujours être téléchargé. Tous les produits attribués à l'employé et contenus dans le système sont supprimés et remplacés par ceux mentionnés dans le fichier de téléchargement.
- Produit à indication : l'ensemble des indications d'un produit doit toujours être téléchargé. Toutes les indications attribuées au produit et contenues dans le système sont supprimées et remplacées par celles figurant dans le fichier de téléchargement.
- Collaborateur à région : il faut toujours télécharger le jeu de régions complet (blocs IHA) d'un collaborateur. Tous les blocs attribués au collaborateur et contenus dans le système sont supprimés et remplacés par ceux figurant dans le fichier de téléchargement. Si le bloc IHA 0 (zéro) est attribué à un collaborateur, celui-ci a accès à tous les blocs (aucun bloc attribué par analogie).
- Classification pour le produit : le bloc de classification complet d'un produit doit toujours être téléchargé. Toutes les classifications attribuées au produit et contenues dans le système sont supprimées et remplacées par celles figurant dans le fichier de téléchargement.
Données de l'entreprise
Les données de l'entreprise comme l'adresse, le logo, etc. sont utilisées sur différentes pages et rapports pour l'individualisation. Elles peuvent être modifiées par le manager.
- Aller dans Secrétariat - Organisation
- Cliquer sur "Modifier".
- Saisissez les données dans les champs correspondants (les champs marqués d'un " !" doivent être remplis).
- Vous pouvez faire apparaître un logo de votre organisation sur toutes les pages.
- en sélectionnant un fichier correspondant sous "Logo" au moyen de "browse". Afin de garantir le formatage et la vitesse, nous recommandons les données de référence suivantes pour ce fichier :
a) Hauteur : 1.5 cm (42 pixels), Largeur : 4.5 cm (126 pixels)
b) Résolution : 28 pixels/cm (72 pixels/pouce)
c) Taille maximale du fichier : 20kb - En cliquant sur "Enregistrer", les données sont sauvegardées.
- Ces données sont également présentées aux médecins dans le répertoire des visiteurs médicaux.
Le gestionnaire peut saisir les jours fériés valables pour l'entreprise. Pendant ces dates, il n'est pas possible de réserver des rendez-vous de visite ou de faire des demandes de rendez-vous avec proposition de rendez-vous. Les rendez-vous de visite existants pendant l'absence doivent être supprimés avant de pouvoir saisir des jours fériés.
- Aller vers Secrétariat - Organisation - Jours fériés
- Cliquer sur "Nouveau".
- On peut maintenant saisir le nom et la date du jour férié (les champs marqués d'un " !" doivent être remplis).
- En cliquant sur "Enregistrer", la saisie du jour férié est terminée.
- Dans la liste à gauche, vous voyez tous les jours fériés déjà saisis, vous pouvez les sélectionner si nécessaire (sur fond jaune) et les modifier. En cliquant sur le symbole , une liste des jours fériés de l'année en cours est générée sous forme de document pdf. Les jours fériés sont valables pour tous les collaborateurs.
Imports
Targeting de votre entreprise dans docbox - la recherche de médecins rendue facile. Le manager docbox de votre entreprise peut mettre le targeting à disposition dans docbox en trois étapes. Vous trouverez un article séparé à ce sujet - cliquez sur Targeting