Administrative Anpassungen
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      Wie verwalte ich bestehende Mitarbeiter- und Firmendaten?

      Als docbox Manager können Sie administrative Anpassungen der einzelnen Mitarbeiter vornehmen und auch der Organisation.

      Verwaltung der Mitarbeiterdaten
      Die Mitarbeiterdaten können von den Mitarbeitern selbst abgeändert werden, sollte es aber nötig sein, kann auch der Administrator Änderungen vornehmen.

      Erfassung
      Neue Mitarbeiter können mitsamt allen relevanten Daten direkt in der Applikation erfasst werden - Vorgehen:

      1. Klicken Sie auf Sekretariat – Mitarbeiter – Verwalten
      2. Klicken Sie auf „Neu“
      3. Geben Sie Daten in die entsprechenden Felder ein (mit „!“ gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden)
      4. Klicken Sie auf „Speichern“

      Foto importieren
      Sie können für jeden Mitarbeiter ein Foto in docbox hinterlegen. Dieses wird den Ärzten z.B. im Ärztebesucherverzeichnis oder bei der Bearbeitung von Terminanfragen dargestellt. Das Foto sollte im Format .jpg oder .gif sein und das Format von ca. 75x100 Pixel haben. Grössere Fotos werden von docbox automatisch verkleinert, dies kann aber zu Qualitätsverlusten führen - Vorgehen:

      1. Klicken Sie auf Sekretariat – Mitarbeiter – Suchen
      2. Klicken Sie auf „Auswählen“ (Dieser Knopf kann je nach verwendetem Browser und Sprache anders heissen)
      3. Suchen Sie das Foto auf Ihrem Computer und wählen Sie es aus
      4. Klicken Sie “Speichern”
      5. Das Foto erscheint nun auf dieser Seite

      Login und Zugriffsrechte
      Damit der neu erfasste Benutzer docbox nutzen kann, muss für Ihn ein Login erzeugt und ihm Zugriffsrechte zugeordnet werden - Vorgehen:

      1. Gehen Sie zu Sekretariat - Mitarbeiter – Suchen
      2. Suchen Sie entsprechenden Benutzer und wähle ihn aus (gelb hinterlegt)
      3. Gehen Sie zu Sekretariat- - Mitarbeiter – Verwalten
      4. Klicken Sie auf „Login erzeugen“
      5. Wählen Sie Rolle aus
      6. Wählen Sie Stardatum aus
      7. Klicken Sie auf „Login erzeugen“

      Bearbeitung von Mitarbeiterdaten
      Ein bestehender Mitarbeiter kann jederzeit bearbeitet werden.

      1. Gehen Sie zu Sekretariat - Mitarbeiter – Suchen
      2. Suchen Sie entsprechenden Mitarbeiter und wählen Sie ihn aus (gelb hinterlegt)
      3. Gehen Sie zu Sekretariat - Mitarbeiter – Verwalten
      4. Nehmen Sie Eingaben und Änderungen vor
      5. Klicken Sie „Speichern“

      Bearbeiten der Benachrichtigungs-Einstellungen
      Für jeden Mitarbeiter können verschiedene Einstellungen zur automatischen Benachrichtigung in verschiedenen Fällen vorgenommen werden. Der Mitarbeiter muss diese Einstellungen in seinem persönlichen Login bearbeiten. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

      • Häufigkeit der E-Mails für vorgemerkte Ärzte die neuen buchbaren Termine haben
      • Häufigkeit der E-Mails mit Terminanfragen-Bulletin (Übersicht Termine)
      • Zusätzliche E-Mail für Ärztebesucherplanung, alle E-Mails der Ärztebesucherplanung werden zusätzlich auch an diese Adresse gesandt
      • Aktivierung der Erinnerungs-Mail über die Termine der kommenden Woche
      • Aktivierung der SMS Notifizierung im Fall einer kurzfristigen Stornierung

      Vergabe eines neuen Passwortes
      Hat ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen, kann ihm ein neues zugewiesen werden. Er muss dieses beim nächsten Einsteigen ins System sofort wieder wechseln. Gross- und Kleinschreibung des Passworts muss beachtet werden und es muss 8-Stellig sein.

      1. Gehen Sie zu Sekretariat – Login – Suchen
      2. Suchen Sie entsprechenden Mitarbeiter und wählen Sie ihn aus (gelb hinterlegt)
      3. Klicken Sie „Passwort ändern“
      4. Geben Sie ein beliebiges Passwort in das Feld „Neues Passwort“ ein und wiederhole es in „Passwort bestätigen“
      5. Klicken Sie auf „Speichern“
      6. Durch Klick auf das Symbol wird der Passwortbrief für den neuen Mitarbeiter als PDF-Dokument generiert

      Mitarbeiter löschen
      Ein Mitarbeiter kann ganz aus der docbox Ärztebesucherplanung gelöscht werden, aber nur, wenn er keine Termine und Terminanfragen im System hat. Wenn Termine und Terminanfragen vorhanden sind, dem Mitarbeiter aber der Zugang verunmöglicht werden soll, muss er terminiert statt gelöscht werden - siehe Folgepunkt - Der Mitarbeiter kann dann nicht mehr einloggen und erscheint auch nicht mehr im Ärztebesucherverzeichnis als aktiv, sondern ist in den inaktiven aufgelistet.

      1. Gehen Sie zu Sekretariat - Mitarbeiter – Suchen
      2. Suchen Sie den zu löschenden Mitarbeiter und Wählen Sie ihn aus
      3. Gehen Sie zu „Verwalten“
      4. Klicken Sie „löschen“

      Wichtig: gelöschte Mitarbeiter können nicht wieder hergestellt werden, sie müssen neu angelegt werden.

      Mitarbeiter terminieren
      Ein Mitarbeiter wird im System nicht gelöscht, sondern nur terminiert, das heisst, er hat keinen Zugriff auf das System und kann nicht mehr Termine buchen. Seine Daten und Termine verbleiben aber im System, so dass er im Bedarfsfall wieder aktiviert werden kann. Diese Terminierung kann auf einen Termin hin gemacht werden, z.B. auf den Letzen Arbeitstag des Mitarbeiters.

      1. Gehen Sie auf Sekretariat– Mitarbeiter – Suchen
      2. Suchen Sie den entsprechenden Mitarbeiter
      3. Wählen Sie den Mitarbeiter durch Klick auf seinen Namen aus (er wird gelb hinterlegt)
      4. Klicken Sie im Menu oben auf der Seite auf “Verwalten”
      5. In den Personaldaten im Feld „Ende“ ist das Terminierungsdatum ersichtlich, wenn das Feld leer ist (Normalfall) gilt der Mitarbeiter als aktiv.
      6. Nun kann ein Terminierungsdatum eingegeben werden; dies kann auch im Voraus gemacht werden, wenn man zum Beispiel weiss, dass ein Mitarbeiter Ende Monat die Firma verlassen wird.
      7. Mit Klick auf „Speichern“ wird der Vorgang abgeschlossen

      Ab dem Terminierungsdatum kann der Mitarbeiter nicht mehr ins System einsteigen, erscheint nicht mehr im Ärztebesucherverzeichnis, erhält keine Informations- E-Mails mehr und kann nicht mehr neue Termine buchen. Die bestehenden Termine bleiben im System.

      Auf dem Schirm Mitarbeiter – Suchen können Sie unter „Status“ wählen, ob die terminierten Mitarbeiter angezeigt werden oder nicht: 

      • Nur aktive: Alle Mitarbeiter, die im Moment der Abfrage Zugriff auf docbox haben, werden angezeigt
      • Nur inaktive: Alle Mitarbeiter, die keinen Zugriff auf docbox mehr haben, werden angezeigt
      • Alle: alle Mitarbeiter werden angezeigt 

      Er bleibt über „Mitarbeiter verwalten“ ansprechbar und kann bei Bedarf wieder aktiviert werden, oder sein Name kann auf einen neuen Mitarbeiter geändert werden, wonach das Terminierungsdatum gelöscht wird. In diesem Falle erscheinen gegenüber den Ärzten alle Termine mit dem Namen des neuen Mitarbeiters und alle bereits vereinbarten Termine bleiben bestehen.


      Absenzen eingeben

      Alle in docbox erfassten Mitarbeiter müssen ihre Absenzen (Ferien, Militärdienst o.ä.) selbst eingeben. Während dieser Daten können keine Besuchstermine gebucht oder Terminanfragen gestellt werden. Bestehende Besuchstermine während der Abwesenheit müssen gelöscht werden, bevor Absenzen eingegeben werden können.

      Verwaltung der Firmendaten

      Firmenspezifische Daten wie Produkte, Zuordnung zu Indikationen, Zuständigkeitsregionen der Ärztebesucher etc. können durch File Import oder manuell geändert werden.

      Firmendaten-Verwaltung durch manuelle Eingabe

      Unter Sekretariat – Mitarbeiter und Sekretariat – Produkte können alle importierten Firmeninformationen und die Zuordnungen zwischen Mitarbeitern, Produkten, Indikationen etc. auch manuell bearbeitet werden. Dazu Wählen Sie das gewünschte Produkt bzw. den gewünschten Mitarbeiter mit „Suchen“ aus. Zur Bearbeitung der Daten Klicken Sie auf „Bearbeiten“, nach den Änderungen auf „Speichern“.

      Veränderte Firmendaten können durch File Upload importiert werden. Dabei müssen die dort angegebenen Dateiformate befolgt werden. Es gelten folgende Regeln bezüglich des Überschreibens von bestehenden Daten: Produkte: Wenn ein Produkt mit einer schon im System bestehendem Produkt Code geladen wird, wird die im Upload-File vorhandene Bezeichnung übernommen. Wenn ein Produkt noch nicht besteht, wird es angelegt.

      • Mitarbeiter zu Produkten: Es muss immer der vollständige Produkte-Satz eines Mitarbeiters hinaufgeladen werden. Es werden alle dem Mitarbeiter zugeordneten Produkte, die im System enthalten sind, gelöscht und mit den im Upload-File aufgeführten ersetzt.
      • Produkt zu Indikation: Es muss immer der vollständige Indikations-Satz eines Produkts hinaufgeladen werden. Es werden alle dem Produkt zugeordneten Indikationen, die im System enthalten sind, gelöscht und mit den im Upload-File aufgeführten ersetzt.
      • Mitarbeiter zu Region: Es muss immer der vollständige Regions-Satz (IHA-Blöcke) eines Mitarbeiters hinaufgeladen werden. Es werden alle dem Mitarbeiter zugeordneten Blöcke, die im System enthalten sind, gelöscht und mit den im Upload- File aufgeführten ersetzt. Wenn einem Mitarbeiter der IHA-Block 0 (null) zugeordnet wird, erhält er Zugriff auf alle Böcke (analog kein Block zugeordnet).
      • Klassifizierung zu Produkt: Es muss immer der vollständige Klassifizierungs-Satz eines Produkts hinaufgeladen werden. Es werden alle dem Produkt zugeordneten Klassifizierungen, die im System enthalten sind, gelöscht und mit den im Upload-File aufgeführten ersetzt.

      Eingabe der generellen Informationen 

      Firmenangaben

      Die Firmenangaben wie Adresse, Logo etc. werden auf verschiedenen Seiten und Reports zur Individualisierung verwendet. Sie können vom Manager verändert werden.

      1. Gehe zu Sekretariat – Organisation
      2. Klicken Sie “Bearbeiten”
      3. Geben Sie die Daten in die entsprechenden Felder ein (Felder die mit einem “!” gekennzeichnet sind müssen ausgefüllt werden)
      4. Sie können ein Logo Ihrer Organisation auf allen Seiten erscheinen lassen
      5. indem Sie unter “Logo” mittels “browse” ein entsprechendes File auswählen. Damit die Formatierung und Geschwindigkeit gewährleistet ist, empfehlen wir folgende Eckdaten für dieses File:
        1. Höhe: 1.5 cm (42 Pixel), Breite: 4.5 cm (126 Pixel)
        2. Auflösung: 28 Pixel/cm (72 Pixel/Inch)
        3. Maximale Filegrösse: 20kb
      6. Mit Klick auf “Speichern” werden die Daten abgespeichert
      7. Diese Daten werden auch den Ärzten im Ärztebesucherverzeichnis dargestellt.

      Erfassung von firmenweiten Feiertagen

      Der Manager kann für die Firma geltende Feiertage eintragen. Während dieser Daten können keine Besuchstermine gebucht oder Terminanfragen mit Terminvorschlag gestellt werden. Bestehende Besuchstermine während der Abwesenheit müssen gelöscht werden, bevor Feiertage eingegeben werden können.

      1. Gehe zu Sekretariat – Organisation – Feiertage
      2. Klicken Sie “Neu”
      3. Nun kann Name und Datum des Feiertages eingegeben werden (Felder die mit einem “!” gekennzeichnet sind müssen ausgefüllt werden)
      4. Mit einem Klick auf “Speichern” wird die Eingabe des Feiertages abgeschlossen
      5. In der Liste links sehen Sie alle schon erfassten Feiertage, diese können Sie bei Bedarf anwählen (gelb hinterlegt) und bearbeiten. Durch Klick auf das   -Symbol wird eine Liste der Feiertage des aktuellen Jahres als pdf Dokument generiert. Die Feiertage gelten für alle Mitarbeiter.

      Imports

      Targeting Ihrer Firma in docbox - Ärzte Suchen einfach gemacht. Der docbox Manager Ihrer Firma kann das Targeting in drei Schritten in docbox zur Verfügung stellen. Hierzu finden Sie einen separaten Artikel - klicken Sie auf Targeting