Comment configurer docbox Pull Important ! Vous devez saisir TOUS les produits et TOUS les visiteurs médicaux dans docbox.
Travaux préparatoires uniques
1. Saisir les produits dans docbox avec le code d'autorisation Swissmedic à cinq chiffres
- Saisissez sous Administration/Dates et ensuite Produits tous les produits de votre entreprise avec le code d'autorisation à cinq chiffres respectif de Swissmedic
- Si vous avez déjà saisi des produits dans le cadre de l'utilisation de la planification des visiteurs médicaux, vous devez les effacer et les saisir à nouveau avec le code d'autorisation à cinq chiffres de Swissmedic
2. Réattribuer les produits aux visiteurs médicaux de la planification des visiteurs médicaux
2. Réattribuer les produits aux visiteurs médicaux de la planification des visiteurs médicaux
- Après avoir saisi tous les produits, vous devez les réattribuer aux visiteurs médicaux de la planification des visiteurs médicaux :
- Cliquez sur Administration/Rendez-vous, puis sur Attribution de produits. Sélectionnez dans la barre bleue le visiteur médical concerné et cliquez sur le curseur correspondant au produit pour lequel le visiteur sélectionné est responsable.
3. attribuer des indications aux produits
- Attribuez une indication aux produits en cliquant sur Administration / Rendez-vous et ensuite Indications.
- Sélectionner un produit et choisir l'indication
4 . Saisir les collaborateurs qui n'utilisent pas la planification des visites médicales, mais qui apparaissent uniquement dans docbox dans Compendium
- Saisir un nouveau collaborateur en cliquant sur Secrétariat puis Collaborateur.
- Cliquez ensuite sur « rechercher », sélectionnez un collaborateur existant dans la liste et cliquez en bas sur « nouveau ».
- Remplissez les données nécessaires, cliquez sur "enregistrer" puis sur "créer un login"
- Sélectionnez "UserCompendium" pour le rôle. Si vous n'avez pas ce choix, contactez le support Visionary à l'adresse contact@visionary.ch
- Cliquez sur "Générer login" et sur l'écran suivant sur "Imprimer lettre de mot de passe" pour entrer en possession des données de login.
- Allez sur « Secrétariat » et cliquez sur “Collaborateur”, sélectionnez le collaborateur et cliquez sur « Modifier ».
- Attribuez au collaborateur les blocs IHA dont il/elle est responsable.
Configurations générales
Il existe un nouveau point de menu Docbox 'Compendium' qui n'est disponible que pour les Pharmamanagers.
La définition des services suit une approche à deux niveaux
- Définitions valables pour tous les produits (niveau entreprise)
- Définitions valables pour un produit spécifique (niveau produit)
Le sous-menu 'Paramètres' permet d'activer les services au niveau de l'entreprise. Si une entreprise ne souhaite pas utiliser un service, il n'est pas nécessaire de l'activer ici.
Pour le service « Demande générale », une adresse e-mail doit être indiquée. Elle est utilisée pour envoyer les questions du médecin à l'entreprise pharmaceutique. Notez que pour ce service, il n'existe qu'une seule adresse e-mail au niveau de l'entreprise. Il n'est pas possible de définir différentes adresses e-mail au niveau du produit.
Lors de l'activation du service, une fenêtre pop-up s'ouvre et demande une adresse e-mail.
Pour les services « Visite souhaitée » et « Appeler au cabinet », une adresse e-mail doit être indiquée. Celle-ci sera alors utilisée par défaut.
Lors de l'activation des services "Visite souhaitée" et "Appeler au cabinet", une fenêtre pop-up s'ouvre pour demander l'adresse e-mail
Les services "pdf" et "Liens web" peuvent être activés sans informations supplémentaires. Les informations doivent être fournies au niveau du produit.
Configuration au niveau du produit
Le Pharmamanager peut définir pour chaque produit les prestations qui doivent être fournies. La liste des produits est une copie de la liste des produits dans « Gestion/Délais - Produits ». Si vous souhaitez ajouter un nouveau produit ou supprimer un produit existant, il doit être mis à jour dans “Administration/Délais - Produits”. Lorsque vous ouvrez “Compendium - Services par produit”, vous voyez la liste mise à jour. Seuls les services activés au niveau de l'entreprise sont affichés dans la vue au niveau du produit.
Exemple d'une vue au niveau du produit, où tous les services ont été activés au niveau de l'entreprise.
Les services « Demande générale », « Visite souhaitée » et « Appeler au cabinet » peuvent être activés sans autre indication.
Pour le service « PDF », au moins un document PDF doit être téléchargé. Il est possible de télécharger un document dans n'importe quelle langue. La taille maximale d'un document est de 5 MB.
Une fois que le document PDF est téléchargé, il peut être affiché en le téléchargeant
Pour le service « Liens web », vous pouvez définir autant de liens que vous le souhaitez. Pour chaque lien, vous choisissez la langue et indiquez un titre court et l'URL.
Pop up pour déposer les liens Internet souhaités
Voici à quoi ressemble le produit dans compendium
Procédure Médecin
Lors de l'activation du service, une fenêtre pop up s'ouvre avec l'invitation d'indiquer une adresse e-mail.le médecin choisit le médicament correspondant sur lequel il souhaite obtenir des informations plus détaillées. Il clique ensuite sur le logo docbox (marqué par une flèche rouge sur l'écran d'impression en bas) et est directement dirigé vers « docbox in compendium ».
Le médecin choisit le médicament correspondant sur lequel il souhaite obtenir des informations plus détaillées. Il clique ensuite sur le lien « Questions concernant le produit ? » (1), puis sur le lien « Êtes-vous médecin et avez-vous des questions concernant le produit ? » (2) dans la fenêtre pop-up (signalée en bas des écrans d'impression par les cases rouges) et vous serez directement dirigé vers la « docbox in compendium ».
Le renvoi à la page correspondante avec les services proposés par l'entreprise pharmaceutique s'affiche. Pour le délégué médical correspondant, une image doit être téléchargée afin qu'elle puisse être affichée en conséquence pour le produit. Nous utilisons ici une image générale pour les délégués médicaux.
docbox in compendium est supporté en allemand et en français. La langue utilisée est déterminée par les paramètres du navigateur. Si un PDF et/ou un lien web n'est disponible que dans une langue pour un produit donné, le service ne s'affichera pas si l'autre langue est utilisée pour l'affichage.
Après le login, le nom du délégué médical responsable du produit et de la région s'affiche et, le cas échéant, la photo.
Services
Les services suivants sont proposés et peuvent être sélectionnés :
- Demande générale
- Visite
- Appel
- Téléchargement de PDF
- Affichage de liens Internet
Demande générale
Ce service permet au médecin de poser directement des questions sur le produit à la société pharmaceutique.
L'entreprise pharmaceutique reçoit un e-mail contenant
La question du médecin
Coordonnées du médecin
L'e-mail est envoyé à l'adresse e-mail que l'entreprise pharmaceutique a définie pour le service "Demande générale". Le médecin reçoit un e-mail avec une copie de la question.
Visite au cabinet médical
Ce service donne au médecin la possibilité de demander au délégué médical de lui rendre visite au cabinet médical. Le délégué médical reçoit un e-mail avec l'adresse du médecin.
L'e-mail est envoyé à
- l'adresse e-mail enregistrée pour le délégué médical dans docbox
- l'adresse e-mail standard définie par l'entreprise pharmaceutique pour le service "Appeler le cabinet pour un rendez-vous".
Le délégué médical reçoit en outre un message texte au numéro de téléphone portable enregistré dans le compte docbox du délégué médical. Si aucun délégué médical n'est défini pour un produit et une région, l'e-mail est tout de même envoyé à l'adresse e-mail standard. Si une adresse a été indiquée par le médecin, un e-mail séparé est envoyé au MPA. Ce mail sert à informer le MPA de la demande du médecin.
Rappel au cabinet médical
Ce service donne au médecin la possibilité de demander au délégué médical responsable du produit et de la région d'appeler le cabinet médical.
Le délégué médical reçoit un e-mail avec l'adresse du médecin.
L'e-mail est envoyé à
- l'adresse e-mail enregistrée pour le délégué médical dans docbox
- l'adresse e-mail standard définie par l'entreprise pharmaceutique pour le service "Appelle-moi au cabinet".
Télécharger le PDF
Ce service permet au médecin de visualiser, de télécharger et d'imprimer un document PDF téléchargé par l'entreprise pharmaceutique pour ce produit. Le document s'ouvre dès que l'utilisateur sélectionne le service. Il s'ouvre dans la visionneuse PDF et avec les options PDF du navigateur concerné.
Liens web
Ce service dirige le médecin vers un site web défini par l'entreprise pharmaceutique. Il est possible de définir plusieurs liens web. Chacun d'entre eux est affiché séparément au médecin. La page web correspondante s'ouvre dans un nouvel onglet.